머리보다 손이 먼저 움직이는
메모의 기술
제1장 메모를 위한 기본 조건
제2장 메모의 7가지 기술
제3장 일과 메모
제4장 일상과 메모
제5장 자기관리와 메모
◆메모를 하는 이유
① 잊지않기 위해 메모하기보다 잊기 위해 메모한다.
② 순간 떠오르는 느낌과 발상을 기억하기 위해 자기 지시를 내린다.
③ 일상생활과 업무의 진행을 도와준다.
실적을 높이기 위해
일 처리의 효율성을 위해
능력을 향상시키기 위해
새로운 일을 기획하기 위해
비망록으로 사용하기 위해
◆메모를 습관화하는 방법
① 언제 어디서든 메모한다.
② 수첩에 자신이 좋아하는 사진을 붙여두고 수시로 들여다본다.
③ 잘 쓰려고 하지 마라. 메모는 자신을 위해서 하는 것이다.
◆업무에 메모를 활용하는 방법
① '처리할 일', '기억할 일' 식으로 리스트를 작성한다.
② 중요도, 우선순위에 따라 순서를 정한 후 끝나면 리스트를 하나씩 지우면서 확인한다.
③ 일이 끝난 후의 성취감을 만끽한다.
④ 메모한 내용은 나중에 다시 읽어보고 활용한다.
◆메모하기 위한 환경 조성
① 메모에 필요한 도구부터 준비한다.
② 디지털보다 아날로그 방식의 메모 도구를 고른다.
③ 수첩은 크기를 통일하고 일련번호를 매겨 정리한다.
④ 메모하는 기술보다 시간과 장소 등 환경을 먼저 조성한다.
⑤ 자신만의 시간을 가질 수 있는 공간이나 책상을 마련한다.
◆메모 도구 고르기의 핵심
① 메모 도구를 선택할 때는 편리함도 중요하지만 자신의 취향에 맞는 것을 고른다.
② 자신에게 맞는 수첩을 찾았다면 거기에 자신을 맞추며 가능한 바꾸지 않는 게 좋다.
③ 마음에 드는 수첩은 넉넉하게 준비하고, 1년에 한두 번은 자료의 백업 작업을 한다.
◆수첩의 올바른 사용법
① 모든 메모는 일단 적은 후에 정리한다.
② 수첩은 여러 권을 사용하지 않는다.
③ 스프링 노트를 사용하여 핵심 부분만 남긴다.
④ 손이 닿는 곳에 메모판을 걸어두고 생각나는 대로 적는다.
◆유형별 메모의 방법
① 꼼꼼한 타입
항상 휴대할 수 있는 작은 수첩, 처리할 일의 목록, 달력 등을 활용한다.
② 감성적인 타입
수첩을 휴대하고 다니며 갑자기 떠오른 생각을 적어두었다가 나중에 주제별로 정리한다.
③ 지성적인 타입
노트 한 권에 메모도 하고 사진도 붙이며 감성을 발달시킨다.
④ 변덕스런 타입
별로 메모하지 않는 사람이므로, 먼저 메모에 필요한 도구를 준비하고 메모하는 습관을
기른다.
◆메모의 기술
1. 언제 어디서든 메모하라.
① 목욕할 때, 산책할 때, 잠들기 전 등 언제 어디서든 메모한다.
② 늘 지니고 다니는 것, 늘 보이는 곳에 메모한다.
2.. 주위 사람들을 관찰하라.
① 일을 잘하는 사람을 관찰하고 따라한다.
② 일을 잘하는 사람과 자신을 비교할 수 있는 일람표를 만들어본다.
③ 회의 내용이 지루하면 다른 사람들을 관찰한다.
3. 기호와 암호를 사용하라.
4. 중요사항은 한눈에 띄게 하라.
① 중요한 사항에는 밑줄을 긋는다.
② 좀더 중요한 사항은 동그라미로 표시한다.
③ 삼색 볼펜을 사용해 내용과 중요도를 구분하다.
④ 중요한 내용은 별도로 요약한다.
5. 메모하는 시간을 따로 마련하라.
① 메모만을 목적으로 하는 시간을 갖는다.
② 일부러 커피숍을 찾거나 생각을 정리해 주는 여행을 떠난다.
③ 하루에 한 번이라도 수첩과 펜을 든다.
6. 메모를 데이터베이스로 구축하라.
① 메모는 어떤 형태로든 남겨둔다.
② 메모를 모아 책 한 권으로 만든다.
③ 메모와 자료를 주제별로 문서 보관 상자에 넣어 데이터베이스화한다.
7. 메모를 재활용하라.
① 예전의 메모를 다시 읽어보는 습관부터 기른다.
② 메모한 것들은 날짜별 혹은 주제별로 정리한다.
③ 정리된 메모를 문서 보관 상자에 보관한다.
④ 다시 읽을 때는 느낀 점이나 아이디어를 다른 색 펜으로 적어둔다.
◆업무를 시작하기 전 머릿속을 정리하는 메모
① 자신의 기분이나 심적 상태를 적는다.
② 처리할 일의 리스트를 작성한다.
③ 일의 우선순위를 정한다.
④ 스케줄이 변경될 때를 대비하여 계획을 세운다.
◆회의할 때의 메모 요령
① 커다란 대학노트를 준비하여 참가자별로 페이지를 등분한다.
② 각자 발표한 의견과 반론을 발언자 난에 순서대로 메모한다.
③ 나중에 다시 읽으며 중요한 발언에 표시한다.
◆협상할 때의 메모
① 말한 사람은 알파벳으로 표시한다.
② 이야기한 내용은 모두 적지 말고 중요한 단어만 표기한다.
③ 그림으로 그려도 좋다.
◆세미나에 참가한 결과를 보고서로 작성하기 위한 메모
① 세미나의 핵심 내용을 파악한다.
② 목적과 성과를 알 수 있도록 작성한다.
③ 별도의 수첩에 기록하지 말고 주최 측이 배포한 자료에 직접 쓴다.
④ 수첩에 메모할 때는 미리 목적과 성과를 생각하여 메모한다.
⑤ 핵심만 기록한 보고서는 핵심만을 요약, 정리한 메모에서 비롯된다.
◆음성 메모의 순서
① 메모하는 것이 부담된다면 머릿속의 생각을 먼저 정리한다.
② 녹음은 편하게 말할 수 있는 것부터 시작한다.
③ 녹음하고 난 후 제목을 붙여둔다.
④ 녹음 후에는 반드시 한 번은 제대로 들어본다.
⑤ 듣고 정리하면서 문장을 쓰는 능력을 기른다.
◆상사를 대할 때의 메모
① 지시한 내용은 그대로 받아 적는다.
② 일을 진행하면서 의문 사항이나 아이디어도 함께 적어나간다.
③ 말이 자주 바뀌는 상사를 대할 때는 상사가 지시하면 바로 그 앞에서 받아 적는다.
◆상사로서 부하 직원을 대할 때
① 부하 직원의 행동 유형이나 성격 등 기본 사항을 파악한다.
② 부하 직원에게 명령할 때는 때때로 구체적으로 지시한다.
③ 한꺼번에 대여섯 가지의 명령을 내려 메모할 수 밖에 없는 환경을 만든다.
◆편지나 비즈니스 문서를 작성할 때의 메모
① 무슨 내용을 어떤 식으로 전달하고 싶은지 항목별로 메모한다.
② 상대방에게 반드시 전해야 할 사항을 빠짐없이 쓴다.
③ 다 쓴 후에는 소리내어 읽어본다.
④ 훌륭한 문장을 만들려고 너무 애쓸 필요는 없다.
◆업무를 끝낼 때의 메모
① A4 용지에 하루 동안 한 일을 항목별로 적고, 완전히 끝난 일은 사인펜으로 지운다.
② 매일 메모지에 이런 방식으로 메모를 하고 내일의 할 일을 적어둔 곳에 붙인다.
③ 이렇게 모아둔 메모지들은 업무의 흐름을 알 수 있게 해준다.
◆전화를 걸거나 받을 때의 메모
① 바쁜 와중에도 전화를 받았을 때는 상대방의 말을 빠짐없이 메모해 둔다.
② 전화 통화할 때 숫자와 고유명사는 반드시 기록한다.
③ 메모지는 큰 종이를 준비하고 나중에 따로 요점만 정리한다.
④ 자신이 전화를 할 때는 상대방에게 이야기 할 내용을 미리 적어본다.
◆정보 스크랩의 포인트
① 일정한 크기로 파일에 철하거나 붙여서 책으로 만든다.
② 복사하여 정리할 때는 기사의 여백에 느낀 점을 간단하게 메모한다.
③ 일정한 크기로 복사하여 철해 둘 시간마저 없다면, 우선 파일 상자에 넣어두고 나중에
다시 읽어보면서 정리한다.
◆강연회나 세미나에서 하는 메모
① 일반적으로 메모를 자주 하지 않는 사람은 글씨체가 예쁘지 않아 읽기에 불편하다.
② 나중에 다시 읽을 때 무슨 내용인지만 알아볼 수 있으면 되므로 너무 잘 쓰려고 애쓸
필요는 없다.
③ 제목은 제일 위에 큼지막하게 쓴다. 누가 무엇에 대해 어떤 말을 했는지 알 수 있도록 쓴다.
④ 주제별로 페이지를 구분한다. 한 가지 주제가 끝나면 페이지를 바꾸어 기록한다.
⑤ 글씨는 읽기 좋은 크기로 쓴다. 글씨가 너무 작으면 나중에 다시 읽을 때 눈이 피로해서
읽을 마음이 사라진다.
⑥ 중요한 부분에는 빨간색 펜이나 형광펜으로 표시한다.
◆인맥 관리를 위한 메모
① 사람을 만난 후에는 반드시 간략하게라도 상대방의 정보를 기록해 둔다.
② 명함을 교환하면 만난 날짜, 장소, 그 사람의 특징 등을 명함에 메모한다.
③ 상대방의 개성이나 특징을 표현할 수 있는 단어나 그림을 명함에 그려 넣는다.
④ 명함은 명함 지갑에는 물론 수첩과 가방 등 여러 곳에 분산해서 넣어다닌다.
⑤ 명함이 없을 때에는 인물 정보를 기입할 수 있는 카드를 활용한다.
◆생각을 정리할 때의 메모
① 차량의 통행이 적은 산책길이나 공원을 걸으며 생각을 정리한다.
② 문자화할 도구가 없을 때, 쓰기 싫거나 쓰는 일에 자신이 없으면 일단 녹음한 후
나중에 문장으로 다듬는다.
③ 비상시에는 휴대전화나 자동응답기를 활용한다.
◆독서할 때의 메모
① 책을 읽을 때는 메모지를 책갈피로 사용한다.
② 끼워둔 메모지에 작가의 의도, 핵심 내용, 감상 등을 적는다.
③ 지저분해져도 상관없다면 책에 직접 쓴다.
◆아이디어가 떠올랐을 때의 메모
① 시공간을 가리지 않고 떠오르는 아이디어는 시공간을 가리지 않고 메모한다.
② 회의나 협상 중에도 아이디어가 생각나면 TPO(time, place, occasion)의 요령에 따라
메모한다.
③ 주위 사람들에게 들은 기억할 만한 말과 그때의 느낌을 메모한다.
◆스트레스를 해소하기 위한 메모
① 커다란 종이에 화나는 이유나 스트레스의 원인을 나열해 본다.
② 쇼핑백에 큰 글씨로 '바보'라고 쓰고, 그것을 양손으로 찢는다.
③ 사직서를 쓰고 자신이 정말 하고 싶은 일을 작성해 본다.
◆메모를 위한 일기
① 일기는 메모하는 습관을 기르기 위한 첫걸음이다.
② 일기에 쓸 일이 없을 때에도 '오늘은 아무것도 하지 않았다'라고 쓴다.
③ 신문 기사를 쓰더라도 매일 노트를 펼치는 습관을 들인다.
1년 동안 메모한 수첩을 보관하면 1년 동안 자신이 살아온 기록을 간직하게 되는 것이다.
활용하지 않는 메모는 낙서에 불과하다.
생각나는 대로 메모했다가 다시 읽는 과정에서 새로운 아이디어가 떠오르기도 한다.
메모는 속도가 생명이다. 머뭇거리고 꾸물거리는 동안 순간적인 발상은 사라져버린다.
하루를 정리하며 메모할 수 있는 자신만의 공간, 자신만의 시간을 마련하는 것이
메모를 위한 첫걸음이다.
수첩에 자신을 맞추는 것도 메모를 지속하기 위한 방법이다.
메모하는 단계에서 공사를 구분하면 반드시 실패한다.
스프링 노트나 메모판 등 새로운 메모 도구를 활용하여 메모를 지속시킨다.
머릿속에 떠오른 생각은 그 자리에서 기록하는 것이 메모의 법칙이다.
사람들을 관찰하고 적어둔 메모는 그들을 상대하거나 함께 일할 때 많은 도움이 된다.
메모하는 방법에는 정답이 없다. 자기에게 가장 편한 방법을 사용하면 된다.
생각하기에 따라 출퇴근 시간도 머릿속을 정리할 수 있는 작은 여행이 된다.
한눈에 상황을 파악할 수 있도록 자신만의 메모 방법을 터득하라.
회의에 참석할 때는 핵심 사항, 회의의 흐름 그리고 무엇을 위한 회의인지를 상사의
입장이 되어 관찰해 보는 것이 필요하다.
떠오른 생각을 녹음하고 듣고 정리하다 보면 메모도 잘하게 된다.
편지나 비즈니스 문서에서 중요한 것은 '전달하려는 내용'을 빠짐없이 적는 것이다.
전화를 걸기 전에 전달할 내용을 메모해 보면 자신의 의사를 더욱 정확하게 전달할 수 있다.
신문 기사를 스크랩할 때는 여백에 느낀 점을 간단하게 메모한다.
강연회나 세미나에서는 이야기의 내용을 일일이 메모하지 않는다.
자신의 업무나 생활 양식에 관련된 일, 관심 있는 일만 메모한다.
강한 인상을 주기 위해서 명함은 개성 있는 것이 좋다.
명함은 매우 중요한 인맥 자료라는 점을 잊지 말자.
인물 정보 기입용 카드는 명함이 없을 때 요긴하게 쓸 수 있다.
메모든 녹음이든 중요한 것은 때와 장소에 맞춰 적절하게 사용하는 것이다.
단순히 쓰는 것만이 아니라 어떻게 사용할지가 떠오르는 메모가 좋은 메모다.
메모하는 습관을 갖는 것은 빠르게 변화하는 사회에서 살아남을 수 있는 강력한 무기를 갖는 셈이다.
아무렇지 않게 주고받던 이야기도 상황에 따라 다른 의미로 다가온다.
말의 의미를 이해하는 정도에 따라 그 사람의 미래나 인생 자체가 결정된다.
해결되지 않은 일은 메모해 두고 잠시 동안이라도 잊어버리자.
일기란, 자신을 생각하고 돌아보기 위해 혼자만의 시간을 갖는 것이다.
(작성일 : 2004년 12월 20일 (21:53), 조회수 : 6656) |
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